Tất tần tật quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Có hơn 80% khối lượng hàng hoá thương mại trên toàn cầu được vận chuyển bằng đường biển. Vận tải biển đóng vai trò là một mắt xích quan trọng trong chuỗi logistics. Đặc biệt Việt Nam là một quốc gia có bờ biển kéo dài, gần các tuyến đường hàng hải quan trọng của thế giới thì vận tải biển càng đóng một vai trò quan trọng hơn.

Vận tải biển là gì?

Vận tải đường biển là việc sử dụng các phương tiện và cơ sở hạ tầng đường biển để phục vụ cho mục đích vận chuyển hàng hóa. Phương tiện thường dùng trong vận tải đường biển sẽ là các tàu thuyền và phương tiện xếp, tháo gỡ hàng hóa như xe cần cẩu… Cơ sở hạ tầng để phục vụ cho vận tải đường biển bao gồm có các cảng biển, các cảng trung chuyển…

Một trong những lý do khiến cho vận tải biển ngày càng phát triển và hình thức vận chuyển này đang được rất nhiều doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh lựa chọn hiện nay là chúng phù hợp với hầu hết các loại hàng hóa. Từ hàng hóa thông thường, hàng dễ vỡ cho đến hàng cồng kềnh có kích thước lớn, hình thức vận chuyển này đều là sự lựa chọn lý tưởng. 

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Đặt lịch tàu, kiểm tra và xác nhận booking

Sau khi người thuê tàu và hãng tàu/FWD đạt được thỏa thuận về mức giá cước, hãng tàu sẽ gửi xác nhận rằng người thuê tàu đã book được/giữ được chỗ trên tàu.

Để lấy booking tàu, bạn cần cung cấp cho hãng tàu các thông tin quan trọng bao gồm:

• Cảng đi (port of loading)
• Cảng chuyển tải: Có hai cách thức vận chuyển hàng hóa hiện nay là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct). Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên cũng như quãng đường vận chuyển mà sẽ lựa chọn được hình thức phù hợp.
• Cảng đến (port of discharge)
• Tên hàng, trọng lượng
• Thời gian tàu chạy (ETD) - Ngày dự kiến tàu sẽ bắt đầu xuất phát
• Thời gian đóng hàng - Thời gian này dựa trên thỏa thuận giữa 2 bên
• Các yêu cầu khác như: Loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió,…

 

Sau khi nhận được Booking từ Forwarder, người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ các thông tin trên Booking để tránh sai sót xảy ra như:

• Cảng đi
• Cảng đến
• Ngày khởi hành
• Ngày cắt máng 
• Loại container
• Số lượng container
• Một số thông tin khác,...

 

Theo dõi quá trình đóng hàng và các thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu

Công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng gói hàng hóa để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc công ty Forwarder Việt Nam chịu trách nhiệm. 

Các thông tin cần được cập nhật từ nhà xuất khẩu bao gồm:

• Ảnh chụp container rỗng nhằm đảm bảo không xảy ra bất kỳ hư hại gì. 
• Đối với các mặt hàng đông lạnh, cần có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển. 

 

Kiểm tra, xác nhận chứng từ, hồ sơ có liên quan đến lô hàng

Kiểm tra, xác nhận chứng từ và những hồ sơ có liên quan đến lô hàng xuất/nhập khẩu là một trong những công việc quan trọng. Theo đó hãy kiểm tra thật kỹ xem các thông tin trên chứng từ đã khớp hay chưa. Bởi vì bất kỳ 1 lỗi nhỏ nào xảy ra có liên quan đến các loại giấy tờ, chứng từ thì lô hàng của bạn đều có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.

Nhà nhập khẩu nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng

Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, nhà nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý. Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/ đại lý giao nhận nhằm thông báo tới người nhập khẩu thời gian cập bến dự kiến của lô hàng. Các thông tin trên thông báo hàng đến sẽ tương tự như trên bill bao gồm có:

• Tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu
• Số hiệu container
• Seal
• Tên tàu
• Số chuyến
• Mô tả hàng hóa
• Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).

 

Tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu
• Bill gốc
• Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).

 

Đăng ký giấy chứng nhận có liên quan đến lô hàng

Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code mà thủ tục nhập khẩu cũng như các giấy phép bắt buộc phải có sẽ khác nhau. Nếu bạn không đăng ký các chứng nhận có liên quan đến lô hàng thì sẽ gặp khó khăn trong quá trình thông quan hàng hóa, thậm chí hàng hóa còn trong tình trạng bị thu giữ. 

Khai báo hải quan

Để có thể tiến hành khai báo hải quan hàng hóa nhập khẩu, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hợp đồng (contract)
• Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
• Phiếu đóng gói (packing list)
• Vận đơn (bill of lading)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
• Các chứng từ khác theo yêu cầu cũng như phụ thuộc vào từng mặt hàng nhập khẩu.

 

Mở và thông quan, thanh lý tờ khai

Hàng hóa được phân ra làm các luồng khác nhau sẽ có quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng khác nhau. Cụ thể thì: 

• Tờ khai luồng xanh: Nhà nhập khẩu chỉ cần đóng thuế, in mã vạch để tiến hành thanh lý, nhận hàng.
• Tờ khai luồng vàng: Nhà nhập khẩu cần đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng đỏ: Cũng tương tự như đối với tờ khai luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế sẽ có thêm 1 bước là làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Để tiến hành mở tờ khai, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ bao gồm:
• Giấy giới thiệu.
• Tờ khai phân luồng
• Invoice
• Packing list
• Bill of lading.
• Các chứng từ cần thiết khác gồm có: C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm tra chuyên ngành (nếu có)…

 

Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn nộp mã vạch đã được in trước đó + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại 1 bộ cho doanh nghiệp, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ. Nộp vào kho 1 bộ chứng từ đã được hải quan đóng dấu để được kéo hàng ra ngoài. 

Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho

Để điều kho vận chuyển hàng hóa về kho, bạn cần đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế những chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế nộp cho hải quan giám sát cổng để được vận chuyển hàng hóa. 

Rút hàng và trả vỏ container rỗng

Khi xe chở hàng về đến kho, bạn tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc tình trạng xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế mang container trả về cảng.

Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Sau khi hàng hóa được xuất/nhập thành công thì doanh nghiệp cần lưu trữ lại hồ sơ và các chứng từ để làm bằng chứng trong những trường hợp phát sinh, khiếu nại,... Các chứng từ quan trọng cần lưu giữ bao gồm:

• Hồ sơ hải quan, hồ sơ kê khai bổ sung;
• Hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế;
• Hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa được miễn thuế;
• Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế hoặc không thu thuế;
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp hay tiền phạt nộp thừa,…
• Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói hàng hóa, tài liệu kỹ thuật,…
• Sổ sách, chứng từ kế toán.

 

Hưng Tín Group - Đơn vị Logistics chuyên vận chuyển hàng hóa bằng đường biển uy tín hàng đầu hiện nay

Là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm; đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm, Hưng Tín đã và đang khẳng định được uy tín và vị thế của mình trên thị trường hiện nay. Hưng Tín luôn mang đến cho doanh nghiệp, nhà kinh doanh những giải pháp vận chuyển tối ưu về tính hiệu quả và chi phí nhất.

Tại sao nên lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tại Hưng Tín? 

• Chất lượng dịch vụ được bảo đảm bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới đại lý lâu năm, có kinh nghiệm và có uy tín.
• Thời gian vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, đảm bảo đúng với thỏa thuận giữa 2 bên, luôn gắn với bảo hiểm trách nhiệm người vận tải.
• Cam kết đền bù 100% trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hay mất mát trong quá trình vận chuyển. 
• Dịch vụ hàng nguyên Container (FCL/FCL) với mức giá cạnh tranh.
• Dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services).